En el foro se comparten secuencias posibles para encarar cajas sin inventario y pasar a gestión electrónica. No hay cronogramas fijos: cada organismo y cada estudio contable avanza según su personal y su presupuesto, y casi siempre hay retrocesos.
Etapa 1
Antes de tocar un escáner, alguien tiene que abrir las cajas y anotar qué contiene cada una. Planillas simples de relevamiento, con serie, año aproximado y estado del papel, sirven más que un inventario perfecto que nunca se termina.
Etapa 2
Mezclar expedientes de distintas áreas complica todo lo que viene después. Separar por serie permite decidir qué se conserva, qué cumple plazo y qué se elimina según la normativa aplicable, sin depender de criterios personales.
Etapa 3
No todo se escanea. En varios hilos se discute cómo definir qué pasa a digital y qué se conserva en soporte papel por valor secundario o exigencia normativa, y cómo dejar registrada esa decisión.
Etapa 4
Es la etapa que más veces se repite. Cuando aparece una carpeta sin índice ni foliado, hay que retroceder y rehacer parte del relevamiento. Documentar ese retroceso evita que el equipo que retome el trabajo se pierda.
Etapa 5
Recién cuando el fondo está ordenado tiene sentido acordar metadatos mínimos y reglas de catalogación. Definirlos antes suele generar esquemas que no resisten el primer contacto con la documentación real.
Etapa 6
El cierre no es la migración, sino que el equipo consulte el repositorio a diario y que cada intervención quede registrada. Si eso no ocurre, en pocos meses vuelve el desorden que se quiso resolver.
Si querés ver cómo otros equipos encararon estas etapas, podés revisar los hilos en capacidades del foro o volver a la página principal.
En el foro se comparten secuencias posibles para encarar cajas sin inventario y avanzar hacia un repositorio en uso. No hay cronogramas fijos: cada organismo y cada estudio contable marca su ritmo según personal y presupuesto.
Etapa 1
Antes de decidir nada conviene abrir, contar y anotar. Planillas simples con ubicación física, tipo de documentación y estado del papel evitan que el trabajo se apoye en la memoria de quien estuvo antes. Varios hilos muestran que este paso se subestima y después obliga a volver atrás.
Etapa 2
Mezclar expedientes, legajos y comprobantes contables en un mismo lote complica cualquier decisión posterior. Separar por serie permite aplicar después una tabla de retención coherente y detectar duplicados sin abrir cada carpeta dos veces.
Etapa 3
No todo se escanea. La normativa de archivo, los plazos de guarda y el uso real de cada serie definen qué pasa al repositorio digital y qué se conserva en soporte original. Este es el punto donde suelen aparecer carpetas heredadas sin índice y el trabajo vuelve sobre la etapa anterior.
Etapa 4
Recién cuando hay series identificadas y una decisión sobre soportes tiene sentido acordar qué metadatos mínimos se registran y con qué criterios se cataloga. Hacerlo antes suele terminar en esquemas que no resisten el primer cambio de personal o de proveedor de escaneo.
Etapa 5
Un registro breve de qué se hizo, qué quedó pendiente y por qué se tomaron ciertas decisiones evita que el equipo siguiente empiece de cero. En el foro se comparten plantillas de este tipo, pensadas para auditorías y para traspasos de personal.
Etapa 6
La migración al repositorio no cierra el proceso: aparecen consultas, correcciones de metadatos y series que se habían clasificado mal. Los hilos coinciden en que conviene dejar margen para esas vueltas en lugar de presentar el ordenamiento como una línea recta.